Quest’anno, negli gli ultimi mesi in particolar modo, ci sta costringendo a digitalizzarci sempre di più soprattutto negli incontri che diventano virtuali.
Zoom, Skype, Meet, Hangouts, Whatsapp, sono solo alcune delle piattaforme che permettono di organizzare delle videocall con più soggetti.
Qualunque sia il mezzo che usi, ci sono delle regole precise da rispettare per far filare tutto liscio, leggile qui!
Organizzare una videocall efficace
Sappiamo tutti quanto sia importante non perdere tempo e risorse, quindi è fondamentale organizzare le proprie call aziendali esattamente come una presentazione in presenza.
- Pianifica in anticipo data e ora dell’incontro, così da poter invitare i diretti interessati e condividere con loro i dati d’accesso alla piattaforma e anticipa l’argomento in oggetto, affinché anche gli altri si preparino adeguatamente.
- Coinvolgi solamente le persone interessate e cerca di rendere tutti partecipi, il tempo sarà reso più produttivo. Usa anche un tono di voce vivace e sonoro, così da essere compreso e. catturare l’attenzione
- Decidi anticipatamente la durata della call, così da strutturarla adeguatamente e non perdere tempo, oltre a considerare i fusi orari nel caso di chiamate internazionali. Ricorda che la concentrazione dei tuoi interlocutori non è infinita, quindi mantieni una scaletta breve e concisa.
- Trova un posto tranquillo per il lasso di tempo della durata della video call, nel caso tu fossi in casa, e cerca uno spazio con una buona luce che ti illumini il viso, ben centrato nello schermo.
Come comportarsi una volta dentro la virtual room
Sei pronto per la videoconferenza? Tieni a mente che potrai registrarla solamente con il consenso di tutti i partecipanti.
Detto questo, ti restano pochi accorgimenti prima di iniziare:
- Sistema il desktop così che sia facile trovare i documenti che ti servono e non mostrare file personali, potrebbe esserti richiesto di condividere lo schermo
- Silenzia il cellulare e le notifiche dai siti di messaggistica. Nel caso di Chrome puoi scegliere le impostazioni per ogni singola finestra aperta.
- Interrompi tutte le sincronizzazioni, come Dropbox o Adobe, così da evitare problemi tecnici e una connessione sofferente
- Se lo scenario alle tue spalle non è abbastanza professionale, piattaforme come Zoom ti permettono, oltre alla sfocatura dello sfondo, anche di aggiungerne uno personalizzato ed inserire un’immagine di tuo gradimento. Potrai crearne una personalizzata anche su Canva, magari inserendo il logo aziendale.
- Quando accedi alla piattaforma nominati con nome e cognome, così da mantenere la professionalità ed evitare imbarazzanti nickname che hai utilizzato nelle call con gli amici.
Anche se non si tratta di un meeting fisico, ricorda che il tuo aspetto dovrà essere professionale, così come la tua mimica facciale, importantissima, la tua postura ed il tuo sguardo, fisso sullo schermo, per mostrare di essere concentrato e dare il 100% durante l’incontro.
L’host della conferenza, nonché chi la crea, si comporterà esattamente come un proprietario di casa molto ospitale, inizierà con le presentazioni e sarà lui stesso a concludere con la chiusura, di cui parleremo in seguito.
Mentre parla l’host, ricorda di tenere il microfono in muto, così da evitare continue interruzioni e disturbi. Lo accenderai con un clic quando ti sarà data la parola, evitando così sovrapposizioni di commenti, che è meglio evitare.
È vero che una videoconferenza non ha le stesse caratteristiche di un incontro in presenza, ma non forzatamente si tratta di un fattore negativo.
Creare delle stanze virtuali per gli incontri permette di ottimizzare i tempi e anche di abbattere le distrazioni portate da una chiamata telefonica, durante la quale molte volte il tuo interlocutore (che è solamente uno per volta) si trova a fare altro mentre ti ascolta e non ti presta il 100% della sua attenzione.
Come un host dovrebbe concludere una call
Come abbiamo detto in precedenza, un host si deve comportare come un degno proprietario di casa, quindi anche nel momento del congedo, sarà lui a mediare la conversazione.
È molto utile fare un resoconto di quanto trattato e delle decisioni prese, riassumendo gli appuntamenti successivi.
Ancora più apprezzato, soprattutto nei contesti professionali, è una mail riassuntiva inviata dopo il termine della call, così che tutti possano avere le informazioni necessarie.
Tu hai già partecipato delle videoconferenze? Scrivi nei commenti quali sono gli aspetti più importanti perché vada tutto al meglio!
