Nel primo articolo inerente all’ufficio stampa (puoi recuperarlo qui:”L’ufficio stampa: cos’è e chi ci lavora“) abbiamo scoperto le principali funzioni di questa attività, chi può usufruirne e le soft skill che un addetto stampa deve possedere. Oggi, vediamo le prime accortezze da rispettare per la costruzione dello strumento più importante utilizzato in questo ambiente per comunicare verso l’esterno: il comunicato stampa. Come impostarlo, che stile impiegare e quali finezze possono garantirci più possibilità di essere pubblicati su una determinata testata?
Cos’è un comunicato stampa?
Il comunicato, indipendentemente che sia online o cartaceo, è un documento redatto al fine di informare i giornalisti e i portali selezionati riguardo una notizia di rilievo per l’azienda, l’evento o il professionista che in quel momento stiamo “rappresentando” in qualità di ufficio stampa.
È un testo professionale che deve essere scritto rispettando molte delle regole seguite in ambito giornalistico, e spesso si rivela uno mezzo in grado di aumentare la portata mediatica di una novità e diffonderla con costi relativamente contenuti. Un formato prevalente non esiste: puoi inviarlo sotto forma di file Word, PDF o direttamente scrivendolo sulla e-mail.
A chi inviarlo?
A destinatari che siano realmente interessati alla nostra notizia. Un pubblico selezionato, per evitare che il nostro comunicato si trasformi in una seccatura, finendo direttamente nel cestino dello spam. Certo, allo stesso tempo non si può negare che un numero maggiore di riceventi comporti più possibilità di essere pubblicati su una determinata testata o spazio online. Ma ricorda di non uscire mai dalla tua nicchia. Ad esempio, se vuoi promuovere un evento culinario, come un “corso di cucina giapponese“, concentrati su quotidiani e testate locali, sempre attente a ciò che accade nel loro territorio, per poi passare a blog di cucina, influencer sulle piattaforme social (Instagram ne è pieno) e riviste di settore. Se l’attività di ufficio stampa non si limita al singolo invio, ma diviene prolungata nel tempo, e soprattutto nel medesimo settore, ti consiglio di salvarti la lista dei contatti selezioni, sia per averla pronta in caso di una successiva spedizione, sia per verificare periodicamente quali testate ti hanno dato maggiore visibilità.
Le 4 caratteristiche del comunicato
Sono 4 le caratteristiche che un comunicato deve sempre possedere:
- deve apparire professionale ed affidabile fin dal titolo
- scritto correttamente, esaustivo, ma mai prolisso
- la sua lettura deve risultare scorrevole, aiutati con elenchi puntati e grassetto per evidenziare i passaggi e le parole più importanti
- dovrebbe sempre contenere un link di approfondimento, collegato ad esempio ad una cartella immagini di dropbox o ad altri file inerenti
Il rispetto di questi 4 punti è finalizzato ad agevolare il lavoro al giornalista, che all’apertura della mail dovrebbe trovarsi davanti un testo interessante (a seconda della linea editoriale della sua testata), ben redatto e quindi con pochissime correzioni da apportarvi, corredato da immagini e da un link di approfondimento.
La stesura di un comunicato stampa non è propriamente un’operazione creativa. Ricordati che in 15-20 righe la notizia deve essere completa, evitando auto – celebrazioni, ma raccontando i fatti nella maniera più oggettiva possibile.
Nel prossimo articolo vedremo i 5 step per costruire un buon comunicato stampa.
