Ultimo appuntamento di questo breve excursus sul tema dell’ufficio stampa. Oggi vediamo come strutturare un comunicato, dall’inizio alla fine, e qualche piccola accortezza per aumentare le possibilità di essere presi in considerazione dal giornalista, e quindi pubblicati. 
Ok, hai davanti la lista dei destinatari che pensi possano essere interessati alla notizia che intendi scrivere. Ora scegli un “tono di voce” fresco, professionale o giovanile, a seconda dell’occasione, da adottare sia durante la fase di stesura del comunicato, sia per la presentazione del testo nella mail.
È arrivato il momento di scrivere. Sappi, fin da subito, che l’obiettivo finale non è semplice: i giornalisti e i blogger, soprattutto quelli di rilevo, sono costantemente bombardati da informazioni, comunicati o inviti. Il rischio che la tua notizia finisca dritta nel cestino dello spam, prima ancora di essere letta o presa in considerazione, è molto alto. Ma in linea generale, un testo scritto bene, sintetico, ma esaustivo, si gioca la sua chance di essere pubblicato.

La struttura di un comunicato

Sono 6 i punti da rispettare affinché il giornalista abbia l’impressione di trovarsi davanti una notizia appetibile per la propria testata.

1. Titolo e sottotitolo sintetici al centro

Dalla lettura del titolo, in quei pochissimi secondi, dipende gran parte della sorte del comunicato stesso. Sii breve, asciutto, arriva subito al punto focale dell’intero testo. Il destinatario deve capire immediatamente di cosa stai parlando.
Per il titolo è concesso il maiuscolo, anche se personalmente lo trovo eccessivo. L’occhiello completa e approfondisce l’intestazione: dalla somma di questi elementi dovrebbero risultare soddisfatte le “5 w” del giornalismo (who, what, where, when e why), che determinano l’esaustività di una notizia.
Ad esempio, un comunicato stampa riguardante un evento sportivo potrebbe cominciare così:
Titolo: “Rigoldi torna sul ring: occhi puntati sull’obiettivo Europeo, ma prima Escobar”
Occhiello: “Il pugile thienese indossa i guantoni per un match di esibizione a Sottomarina il 10 giugno, in occasione del 1° Trofeo “Il Leone di Chioggia”

2. Luogo e data nell’incipit

Non importa se hai già inserito il luogo dell’evento nel titolo o nell’occhiello, considera che il giornalista di turno sicuramente cambierà l’intestazione, limitandosi a “copia-incollare” l’incipit, quindi ripetilo. Contestualizza temporalmente il testo inserendo anche la data dell’invio, il modo da facilitare al destinatario la programmazione della pubblicazione.

3. Un primo paragrafo esaustivo

Per comprendere a pieno la notizia, dovrebbe bastare la lettura del primo paragrafo del comunicato. Rendila più scorrevole evidenziando in grassetto le parole chiave. Spiega in poche parole l’idea dell’evento, chi vi partecipa, per chi può essere interessante, i tratti positivi, in fondo stai facendo pubblicità. Le prime righe sono sempre le più importanti, determinano se il giornalista finirà il testo o chiuderà definitivamente la mail.

4. Paragrafo centrale con dichiarazioni

Sono un quid in più. Se possiedi dichiarazioni rilasciate dai protagonisti dell’evento, è il momento di utilizzarle. La pecca della maggior parte dei comunicati è spesso quella di essere impersonali. Introducile con i caporali, oppure le virgolette, e con il corsivo.
Ad esempio, nel caso di un incontro di pugilato, la dichiarazione dell’atleta aumenta l’empatia di chi sta leggendo, coinvolgendolo maggiormente: “Dopo lo stop forzato – continua Rigoldi – tornare sul ring, anche se per un match di collaudo, comporta sempre emozioni delicate. Bisogna viverle, senza lasciarsi condizionare”.

5. Le informazioni di contorno alla fine

L’ultimo paragrafo è quello più a rischio, quello che solitamente viene tagliato se ci sono esigenze di spazio da rispettare. Utilizzalo per inserire i dettagli meno rilevanti, seguendo la classica piramide rovesciata del giornalismo. Nella base le informazioni essenziali, nella punta quelle più superflue. Se hai qualche curiosità sotto mano, l’ultimo paragrafo può tornare utile.

6. I contatti

Mai dimenticarli. Immagina che il giornalista sia seriamente interessato alla notizia, ma desideri delle immagini supplementari o un chiarimento. Devi essere sicuro che riesca a contattarti. Scrivi tutto: nome, cognome, e-mail, numero di telefono di lavoro e personale (se la ricezione avviene durante il fine settimana).

E per la perfezione…

Ora che hai davanti il tuo comunicato stampa ben redatto, ci sono alcune finezze che possono arricchirlo e aiutarti a raggiungere l’obiettivo finale: la pubblicazione. Eccone alcuni:

1. logo o carta intestata: se sei un’agenzia, una azienda o ci sono dei partner prestigiosi per l’evento che stai lanciando? Sono elementi che contribuiscono ad aumentare la professionalità del documento
2. documento in PDF: ci sono due scuole di pensiero. Chi pensa sia meglio allegare il documento in formato PDF e chi invece lo copia direttamente nel testo della mail, per agevolare ulteriormente il lavoro al giornalista. Ritengo che leggere il comunicato in PDF né migliori la scorrevolezza ed eviti spiacevoli problemi di formattazione
3. le immagini: mettile, sempre. Sia perché potresti decidere quali verranno pubblicate, sia per evitare al destinatario perdite di tempo per una eventuale ricerca

Seguendo questi passaggi saprai scrivere un comunicato stampa e aumenterai sicuramente le probabilità di veder pubblicata la notizia. Prova e fammi sapere!